Kömekshi Budget: бұрын 6 аптаға созылған бюджеттік циклді 3 аптада қалай жабуға болады

Қысқаша: бюджеттік цикл — бөлімшелердің қажеттіліктерін жинаудан бастап бекітілген бюджетке дейінгі жол: өтінімдер, жоспарлы бағалар, шоғырландыру, тексеру, келісу. 10–50 бөлімшесі бар Қазақстан компанияларында бұл жол 6–8 аптаға созылады, ал қаржы қызметі уақытының 30–50%-ы талдауға емес, Excel файлдарын жинауға және салыстыруға кетеді. Өскемендік Genius Systems Kömekshi Budget жүйесін әзірледі — Астана, Алматы, Қарағанды және Шығыс Қазақстандағы квазимемлекеттік компанияларға, холдингтер мен компаниялар топтарына арналған ЖИ-көмекшісі бар бюджеттік жоспарлау жүйесі. Төменде циклдің 2–3 аптаға дейін қысқаруы нақты қандай қадамдардан құралатынын және апталық жоспардың қандай болатынын талдаймыз.

6 апта қайда кетеді

Әдеттегі циклді кезеңдерге бөлсеңіз, көрініс компаниядан компанияға қайталанады:

Кезең	Қолмен қанша уақыт алады	Неліктен
Нысандарды тарату және өтінімдерді жинау	1–2 апта	Бөлімшелер Excel-ді «түсінгенінше» толтырады, мерзімдер қаржыгердің жадында сақталады
Форматтарды, бағаларды, сомаларды тексеру	1 апта	Әр бөлімшеде бір принтерге немесе ноутбукке өз бағасы бар
Нақтылауға қайтару	1–2 апта	3–4 итерация, әрқайсысы поштамен, файлдың жаңа нұсқасымен
Жиынтық кестеге шоғырландыру	3–5 күн	Кез келген түзету — бүкіл кестені қайта жинау
Бюджетті талдау және қорғау	1 апта	Жиынтық кестелер қолмен жиналады, «бап неге өсті» деген сұраққа жауапты бір күн бойы іздейді

Басты қорытынды: бәрі соның үшін жасалатын талдаудың өзі циклдің төрттен бірінен азын алады. Қалғаны — деректерді адамдар арасында тасымалдау.

Циклді қысқартатын үш тетік

1. Өтінім тек дұрыс толтырылғанда қабылданады

Kömekshi Budget жүйесінде бөлімше еркін нысанды толтырмайды. Позициялар бірыңғай номенклатурадан таңдалады, баға жоспарлы бағалар анықтамалығынан қойылады, сома формуламен есептеледі. Негіздеме, смета немесе техникалық ерекшелік өтінімге бірінші қайтарудан кейін емес, бірден тіркеледі. Егер қызметкер нақты нені таңдау керегін білмесе, ол қажеттілікті сөзбен сипаттайды: «10 ноутбук, i5, 16 ГБ, бюджеті шамамен 6 млн теңге» — ЖИ-көмекші номенклатурадан позицияларды бағасымен және дереккөзімен іріктейді. Нәтижесінде бұрын үш рет қайтарылатын өтінім қаржыгерге бір-ақ рет келеді.

2. Барлығына бір жоспарлы баға

Бағалардың әр алуандығы — қайтарулардың басты себебі. Жүйе позицияның жоспарлы бағасын бес әдістің бірімен есептейді: сатып алу фактісінен алынған өткен жылғы бағалар бойынша, инфляциялық коэффициент бойынша, сатып алу деректері бойынша, қолмен немесе әдісті өзі таңдап, бағаны негіздейтін ЖИ-агент арқылы. Әдіс позицияға бір рет таңдалады, және барлық бөлімше бірдей баға алады. «Неге жөндеу цехында кабель энергетиктерге қарағанда қымбат» деген дау түбегейлі жойылады.

3. Шоғырландыру мен мерзімдерді бақылау — жүйеде

Бюджет өтінімдерден олар берілген сәтте автоматты түрде жиналады. Баптар бойынша кезеңдері, мерзімдері және жауаптылары көрсетілген кесте цикл басында белгіленеді, жүйе артта қалғандарға еске салады және мәртебелерді көрсетеді: келісілді, пысықтауда, қабылданбады. Қаржыгер тексеру экранын ашып, әр өтінім бойынша түсініктемесімен шешім қояды, келісу тарихы сақталады. Түзетуден кейін жиынтық кестені қайта жинау — енді жоқ операция.

3 аптаға арналған жоспар

Жүйе бапталып қойған компанияда (номенклатура, ұйымдық құрылым және сатып алу фактісі 1С-тен жүктелген) цикл былай көрінеді:

• 1-апта — өтінімдерді жинау. Кестенің кезеңі ашылады, бөлімшелер ЖИ іріктеуімен номенклатурадан өтінім береді. Қаржыгер әр бөлімше бойынша барысты нақты уақытта көреді және артта қалғандарды телефонмен емес, мәртебелер арқылы асықтырады.
• 2-апта — тексеру және үнемдеу. ЖИ әр өтінімді тексереді: сатып алу тарихымен және нарықпен салыстырады, сипаттамалары бірдей баламаны ұсынады. Пилоттық жобалардың тәжірибесі бойынша бір өтінімнен табылатын орташа үнем — шамамен 4%. Қаржыгер ұсыныстарды қабылдайды немесе қабылдамайды, даулы өтінімдер түсініктемемен пысықтауға жіберіліп, бір аптада емес, бір күнде қайтып келеді.
• 3-апта — талдау және бекіту. Баптар мен бөлімшелер бойынша дашборд: факт, жоспар, болжам, өсу драйверлері, ауытқулар. Басшылықтың сұрақтары ЖИ-көмекшіге қарапайым мәтінмен қойылады, ал жауап деректерге сілтемесі бар кесте түрінде келеді. Бюджет жүйеде бекітіледі, нұсқа тіркеледі.

Алғашқы іске қосу үшін осы үш аптаға бір дайындық аптасы қосылады: номенклатура мен ұйымдық құрылымды жүктеу, кезеңдер мен жауаптыларды баптау. Сондықтан бір бөлімшедегі пилоттық жоба 4 аптаға созылады, ал екінші циклден бастап компания үш апталық ырғақпен жұмыс істейді.

Бұл квазимемлекеттік секторға не береді

Мемлекет қатысатын компаниялар үшін бюджет — сонымен қатар сатып алу жоспарының негізі, ал оған реттеуші мен сатып алу порталы қатаң талаптар қояды. Бірыңғай номенклатура және әр позиция бойынша негізделген жоспарлы баға сатып алу жоспары қайтадан жиналмай, сол деректер массивінен қалыптасатынын білдіреді. Келісу тарихы және әр өтінім бойынша күні мен авторы көрсетілген шешім ішкі аудит пен тексеру комиссияларының сұрақтарын жабады. Егер компания сатып алуға өнім беруші ретінде қатысса, RaDAR жүйесімен байланыс жоспарлы бағаларды тендер деректері бойынша нарықтық бағалармен салыстыруға мүмкіндік береді.

Бюджеттік деректердің қауіпсіздігі туралы

Холдинг бюджеті — коммерциялық құпия, және поштамен жіберілетін Excel-ден жүйеге көшудің өзі тәуекелді азайтады: файлдар пошта жәшіктері мен флешкаларда жатуын қояды. Kömekshi Budget тапсырыс берушінің контурында немесе Қазақстандағы серверлерде өрістетіледі, қолжеткізу бөлімшелер мен рөлдер бойынша ажыратылады, әрекеттер журналға жазылады. Falcongaze немесе GTB сияқты DLP жүйесі орнатылған компанияларда жүйе қолданыстағы саясаттарға сыйып кетеді, ал бюджет деректерінің резервтік көшірмелері Veeam негізіндегі жалпы резервтік көшіру жоспарына қосылады. ЖИ-көмекші тек тапсырыс берушінің бюджет деректерімен жұмыс істейді және іске қосылғанға дейін промпт-инъекцияларға тексеріледі.

Неден бастау керек

Бір бөлімшедегі пилоттық жоба 4 аптаға созылады және сіздің сандарыңыздағы әсерді есептеумен аяқталады: қаржы қызметі қанша күн үнемдеді және ЖИ өтінімдерден қандай үнем тапты. Kömekshi Budget демосын сұрату немесе бізге жазу — жұмыс күні ішінде жауап береміз.