ЖИ және Bitrix24: бүгін CRM-нен қандай есептерді сөзбен сұрауға болады

Bitrix24 үшін ЖИ-көмекші — бұл чат: басшы сұрағын қарапайым сөзбен жазады («„КП жіберілді“ сатысында қай мәмілелер 14 күннен артық тұр»), ал көмекші порталдың REST API әдісін өзі таңдайды, деректерді алады және карточкаларға сілтемелері бар кесте түрінде жауап береді. Genius Systems мұндай көмекшілерді Өскемен, Астана, Алматы және Қарағандыдағы компаниялардың бұлттық және қорапты Bitrix24 порталдарына қосады. Төменде қандай есептер осылай сенімді алынатынын, көмекші әзірге қай жерде қателесетінін және іске қосу үшін не қажет екенін талдаймыз.

Көмекші Bitrix24-тен сандарды қалай алады

Bitrix24-те ашық REST API бар, ол бұлтта да, қорапты нұсқада да жұмыс істейді. Есептерге тізімдік әдістер жеткілікті: crm.item.list лидтерді, мәмілелерді және смарт-процестерді береді, crm.stagehistory.list сатылар бойынша қозғалыс тарихын көрсетеді, voximplant.statistic.get телефониядағы қоңырауларды қайтарады, tasks.task.list тапсырмаларды береді.

Әр сұрау нақты пайдаланушының атынан және оның құқықтарымен орындалады. Егер қызметкер CRM-де мәмілені көрмесе, API да оны қайтармайды. Бүкіл қорғау осыған құрылады, ол туралы төменде айтамыз.

Бұлтта шектеулер бар: кәдімгі тарифтерде секундына 2 сұрау, «Энтерпрайз» тарифінде 5 сұрау. Тізімдік әдіс бір рет 50 жазба береді, ал batch әдісі 50 сұрауды бір сұрауға біріктіреді. Нәтижесінде бір сұрауда 2500 жазба алынады, ал 20 000 мәмілесі бар порталды көмекші 8 сұраумен толық оқып шығады.

Жұмыс төрт қадаммен жүреді:

1. Модель сұрақты және портал сипаттамасын алады: воронкалар, сатылар, өрістер, дереккөздер, менеджерлер.
2. Әдіс пен сүзгіні таңдап, сұрауды Bitrix24-ке жібереді.
3. Қорытындыны есептеп, жауапты рәсімдейді: кесте, сома, қысқа тұжырым.
4. Басшы CRM-де дәл сол тізімді ашып, қайта есептей алуы үшін қасында сүзгі мен кезеңді көрсетеді.

Бүгін қандай есептер жұмыс істейді

Ең жақсы нәтижені менеджерлер күн сайын толтыратын деректер бойынша сұрақтар береді. Тізімді алғашқы кездесуде жинаймыз: әдетте сату бөлімінің басшысы мен директор апта сайын қоятын 20–30 сұрақты атайды.

Сұрақ сөзбен	Деректер қайдан	Қолмен
«Қай мәмілелер бір сатыда 14 күннен артық тұр?»	Сатылар тарихы	30–40 минут
«Қазанда WhatsApp пен сайттан қанша лид келді және олардың қаншасы мәмілеге жетті?»	Лидтер және дереккөздер	40 минут
«Менеджерлердің қайсысы кешегі өткізіп алған қоңырауларға қайта қоңырау шалмады?»	Телефония статистикасы	20–30 минут
«„Көтерме“ воронкасының сатылары бойынша үшінші тоқсандағы конверсия екінші тоқсанмен салыстырғанда»	Мәмілелер және сатылар тарихы	1 сағат
«Қарашада жабылуы тиіс жұмыстағы мәмілелердің менеджерлер бойынша сомасы»	Мәмілелер, жоспарлы жабылу күні	20 минут
«Клиенттер бойынша қай тапсырмалардың мерзімі үш күннен артық өтіп кетті және кімде?»	Тапсырмалар	15 минут

Қолмен жұмсалатын уақыт біздің жобаларымыздан алынған: сүзгіні баптау, Excel-ге түсіру, жинақтау және есептеу. Көмекші 10–30 секундта жауап береді. Есептерге арналған көмекшінің карточкаларды өзі толтырып, клиенттерге жазатын агенттен айырмашылығын Bitrix24 CRM-дегі ЖИ-агент мақаласында талдадық.

ЖИ әзірге қай жерде қателеседі

Қателер әрдайым дерлік CRM-дегі деректерден және сұрақтың тұжырымынан туындайды:

• Егер менеджерлер лидтің дереккөзін немесе мәміле сомасын толтырмаса, олар бойынша есеп те сондай толық емес болады. Көмекші жауапта қажетті өрісі жоқ қанша мәміле іріктеуге түскенін жазады.
• Пайдаланушы өрістері API-ден UF_CRM_1712345678 түріндегі техникалық кодтармен келеді. Сөздіксіз модель мұның «Өңір» немесе «Арна» екенін білмейді. Баптау кезінде компанияның өрістері мен терминдерінің сөздігін құрастырамыз.
• Әр воронкада «сәтті мәміле» әртүрлі сатыны білдіреді. Түсініксіз сұраққа көмекші қай воронканы есептеу керегін нақтылап сұрайды.
• Bitrix24 телефониясын айналып өтіп, жеке ұялы телефоннан шалынған қоңыраулар статистикаға түспейді. Өткізіп алған қоңыраулар бойынша есеп барлық қоңырау портал арқылы өткеннен кейін ғана шынайы болады.

CRM деректерін қалай қорғау керек

CRM-де клиенттердің телефондары мен хат алмасуы, бағалар, мәміле сомалары сақталады. Сондықтан қосуды құқықтардан бастаймыз.

• Көмекші жергілікті қосымша арқылы жұмыс істейді және деректерді сұрақ қойған адамның атынан сұратады: менеджер өз мәмілелерін, бөлім басшысы өз бөлімін, директор бүкіл порталды көреді. Ортақ бот үшін «тек оқу» рөлі бар жеке пайдаланушы ашамыз.
• Клиенттердің байланыс деректері дербес деректерге жатады. 2013 жылғы 21 мамырдағы № 94-V «Дербес деректер және оларды қорғау туралы» ҚР Заңы бойынша олар бар базалар Қазақстан аумағында сақталады. Бұлттық модельге тек жиынтық сандарды жібереміз, ал жауапта аты-жөні мен телефондар қажет жерде компания контурына жергілікті модель орнатамыз.
• Лид карточкасындағы түсініктемеде немесе ашық желіден келген хабарламада модельге арналған жасырын нұсқау болуы мүмкін. Іске қосар алдында көмекшіні ЖИ жүйелерін қорғау әдістемесі бойынша промпт-инъекцияларға тексереміз.
• Әр сұрақ, шақырылған әдіс және жауап журналға жазылады, оны портал әкімшісі көреді.

Іске қосу үшін не қажет

• Бұлттық немесе қорапты Bitrix24 порталы және жергілікті қосымшаны орнататын әкімші.
• Қызметкерлердің нақты жұмысына сай бапталған CRM қолжетімділік рөлдері.
• Басшылардан 20–30 нақты сұрақ.
• Өрістер мен сатылар сөздігін құрастыру үшін CRM-ге жауапты адаммен бір сағат.

Бір воронкадағы пилоттық жоба шамамен үш аптаға созылады: қосу және сөздік үшін бір апта, пайдаланушылармен екі апта жұмыс және қателерді талдау. Егер портал шаблон бойынша бапталып, өрістер толтырылмаса, алдымен Bitrix24 енгізу аясында воронкаларды ретке келтіреміз. Көмекшіні пошта, телефония және басқа жүйелермен байланыстыруды ЖИ шешімдерін әзірлеу аясында жасаймыз.

Неден бастау керек

Директорыңыз сату бөліміне жиі қоятын он сұрақты жіберіңіз. Демода көмекшінің оларға тестілік порталда, ал пилоттық жобада сіздің порталыңызда қалай жауап беретінін көрсетеміз. Бізге жазыңыз, бір жұмыс күні ішінде жауап береміз.